Vivimos en un mundo demasiado agobiante, demasiado rápido y siempre pensando en el límite de tiempo para poder entregar los trabajos. La vida es demasiado corta y debemos pensar a la “velocidad de la vida”.
En este post quería escribir sobre la importancia que tienen los hoy llamados vendedores comerciales y acerca de las reuniones que se organizan desde la Dirección Comercial con ellos. Aunque existen muchos tipos diferentes de reuniones, nos vamos a centrar en las “comerciales”, que suelen ser periódicas y necesitan actualizar toda la información de una convocatoria a la siguiente.
Por otro lado, acostumbra a pensarse de manera habitual que las reuniones son largas, no muy bien preparadas (esta es la clave) y, por tanto, muy poco productivas. Urge por tanto cambiar esta dinámica.
Esta clase de encuentros constituye la única oportunidad de sentir que somos un equipo y, además, en ellos se refuerza mucho la identidad de grupo; es decir, sirven para transmitir un mensaje de fuerza y unidad. El inconveniente es que estas reuniones se vuelven rutinarias, por lo que es muy fácil olvidar cuál es su objetivo principal y perder el norte.
Definición de objetivos y orden del día
En este sentido, es necesario hacer un esfuerzo por animar la reunión y ayudar al equipo planteando preguntas tales como «¿Qué hacemos aquí?», o similares; y además de los datos que se aborden, tratar otras cuestiones del tipo «¿Por qué retrasamos los plazos de entrega?», «¿Por qué perdemos clientes?», etc., y así no perdernos hablando de cuestiones menores.
Para empezar, en cualquier reunión tenemos que definir un objetivo, no se puede obviar. Definirlo permitirá que ahorremos mucho tiempo, incrementaremos los beneficios de la empresa y la satisfacción del cliente; además, rebajamos costes e incrementaremos productividad y, finalmente, conseguiremos terminar el año con los objetivos presupuestados.
Después de tener definido el objetivo, se hace necesario elaborar un “orden del día” que los participantes deben recibir con antelación para que tengan tiempo suficiente de leer la documentación; de esta manera, una vez en la reunión, se puede ir al grano. Un orden del día adecuada nos permitirá aprovechar mejor el tiempo y sacar partido a los debates; se acabaron las discusiones eternas que no conducen a nada, ¿cómo lograrlo?
Algunas recomendaciones
En este escenario, procede sugerir varias recomendaciones, algunas de las cuales mencionaba en otro post dedicado al coste y utilidad de las reuniones:
- Una reunión de trabajo no debería durar más de 1 hora y media. Si lleva más tiempo, perdemos capacidad de concentración.
- Si es necesario, reduce el número de puntos del orden del día.
- Lo urgente, lo primero.
- Agrupa los asuntos por grandes temas para que los asistentes no tengan que cambiar demasiado de enfoque.
Lo dicho anteriormente son consideraciones logísticas, pero hay que tener también en cuenta los factores psicológicos:
- Las personas están más atentas y creativas al principio que al final de la reunión. Por ello, las ideas brillantes y creativas deben ir al principio de la misma.
- Pasados los primeros 15-20 minutos, se produce una reducción de atención y entonces es un buen momento para introducir temas que produzcan reacciones fuertes; así atraemos el interés de las personas a pesar del cansancio mental.
- Se debe terminar con un tema que potencie la unidad, que hable sobre una causa común.
Hay mucha documentación acerca de cómo conducir una reunión, pero este no es el objeto de este post. Yo me quiero detener en qué información es necesaria conocer para el desarrollo de una buena reunión comercial, que vaya encaminada a transformar a los vendedores en realmente lo que deben ser: asesores-consultores que conozcan muy bien al cliente. Esto nos hará incrementar la productividad y, por tanto, aumentar las ventas.
¿Qué datos precisa al Director Comercial para el desarrollo positivo y claro de la reunión, que vaya encaminado a lo anterior?
Profesionalizar la gestión comercial
¿Tienen todas las empresas la información organizada que se necesita? La respuesta es que la mayoría mantienen la información de “aquella manera”, y se van defendiendo con ella “a trancas y barrancas”; manejando el Excel de aquí y de allá, utilizando los datos que aporta cada ERP y complementando cada empresa con diferentes programas similares al Power BI.
Lo que quiero decir es que para preparar la información precisa, necesitamos invertir mucho tiempo en elaboración de los datos y en poder confeccionar un Cuadro de Mando Único.
Lo que se hace imprescindible es mejorar la visibilidad de los datos para con ellos tomar decisiones enfocadas a realizar acciones comerciales, así como dejar la trazabilidad de las mismas. Parece mentira que a estas alturas de siglo no se disponga, por parte de la mayoría de las empresas, de la información ordenada y los datos preparados, con el poco trabajo que cuesta y la pequeña inversión necesaria.
En estos momentos ya existe en el mercado una herramienta de este tipo que utiliza una metodología de gestión apoyada en inteligencia artificial, que convierte los datos en conocimiento útil para la toma de decisiones (denominada Execution PRO). El sector eléctrico necesita profesionalizar la gestión de los comerciales, convirtiéndolos en asesores-consultores, haciéndolos altamente productivos con el objetivo puesto en el incremento del volumen de ventas.
¡¡Que seáis buenos!!