“Reuniones” por el mundo

En esta época de confinamiento van a cambiar nuestras formas de trabajar. Además de aprender que el teletrabajo no es tan improductivo, nos estamos dando cuenta de que las interminables reuniones que llenaban nuestra agenda cuando estábamos en la oficina, ahora se han reducido a una videoconferencia a la semana y de pequeña duración. Estamos, por tanto, aprendiendo cosas con este maldito Coronavirus.

En este sentido, me planteo si todas las reuniones a las que asistimos cada día o  semanalmente son o no imprescindibles, útiles y eficientes o bien, por el contrario, sirven para estresarnos y enfadarnos innecesariamente con los compañeros y, de esa manera, hacer parte de nuestro trabajo improductivo.

Las estadísticas indican que, de media, los trabajadores de grandes y medianas empresas pasan entre el 25 % y el 35 % de su tiempo en reuniones interminables. Y si hablamos de sus directivos, el tiempo aumenta hasta el 50 %. Me pregunto si todas esas reuniones son necesarias. ¿Se hace uso o abuso de las mismas?

¿Cuánto cuesta una reunión en términos económicos?

En mi opinión, debemos pensar que las reuniones deben ser productivas, para no afectar en el ánimo de los empleados y conseguir que el tiempo invertido merezca la pena. Hay que tener en cuenta que el tiempo de la reunión y el número de participantes es directamente proporcional al coste de la misma. Pongamos, por ejemplo, una reunión de 90 minutos en la que participan ocho personas con salarios similares (coste de empresa 40.000 euros). Es decir, que, de manera aproximada, cada empleado cuesta a la empresa 20 euros/hora, lo que hace que una reunión de 90 minutos con ocho participantes cuesta a la empresa 240 euros.

Volviendo a las estadísticas. El 40 % de las reuniones no genera ninguna producción a la empresa. Además de esto, hay que tener en cuenta lo que hemos dejado de hacer durante ese tiempo y de las consecuencias psicológicas que puedan derivar en los participantes en forma de estrés, desaliento y enfado, si la reunión no ha sido productiva.

En una ocasión leí, no hace mucho tiempo, un artículo de un periodista estadounidense que comparaba las reuniones de trabajo con un funeral, “donde hay unas personas con ropa incómoda y que preferiría estar en otro sitio. La diferencia es que, en los funerales, en el 100 % de los casos tienen un propósito definido claramente”. Además, este periodista decía que el 42 % de las reuniones, en el ámbito laboral, no son nada productivas y que el 47 % de los participantes la consideran una pérdida de tiempo.

Consejos para optimizar las reuniones

Mi opinión es idéntica a la de este periodista, por eso creo que las reuniones hay que saber plantearlas. Ahí van algunas recomendaciones:

• Sólo tienen que producirse cuando haya una decisión que tomar.
• Debe haber un moderador, que es el convocante.
• Organización: objetivos y estructura clara.
• Cada reunión requiere un formato (en sala de reunión, en despacho, informal,…).
• Limitar la duración a 1,5 horas como máximo.
• Ocho-diez personas máximo porque deben hablar todas, si no es así a qué van.
• Cuánto menos tiempo, mejor porque es la manera de que se preste atención, que es un recurso escaso en estos tiempos.
• En las reuniones largas, los asistentes pierden la atención en los asuntos que se discuten e incluso se dedican a realizar otras tareas propias (dentro de la propia reunión), e incluso algunos se ausentan o duermen.

Hay muchos motivos por los que podemos rechazar una reunión, entre ellas que de nada sirve convocar a un grupo de personas para transmitir una información que se puede hacer llegar a través del correo electrónico; o aquellas que se convocan para conocer el estado de un proyecto, que sería suficiente con pedir los pertinentes informes y así recopilar las primeras ideas sobre el mismo; y una vez hecha una reflexión previa, entonces la reunión.

Por favor, la próxima vez que os toque convocar una reunión aseguraos de que sea necesaria, porque de lo contrario estaremos creando una oficina con personas que asisten a reuniones y personas que recogen los recados de los primeros.

¡¡Que seáis buenos!!