Sin temor a equivocarme, una de las mayores incomodidades para la mayoría de los vendedores es la elaboración del “informe comercial” o “reporte de actividad”. Éste, junto con la concertación telefónica de visitas, son los dos puntos débiles de las personas que llevamos a cabo trabajo comercial.
El informe es sólo un breve resumen de lo tratado en una visita y está enfocado a que otra u otras personas tengan una idea clara de lo acontecido en la misma. Siendo así, ¿cuál es la explicación por la que los vendedores consideran tedioso y aburrido la realización del informe? Desde mi punto de vista, creo que las razones son básicamente:
- No tomar notas durante la visita: ¿para qué?, ¡si tengo memoria suficiente! El que suscribe puede hablaros con propiedad, porque toda mi vida he tomado nota de todo y me ha sacado muchas veces de algún apuro.
- Ir al cliente sin ningún objetivo definido. Sucede cuando actuamos por inercia, cuando tomamos ruta sin saber dónde vamos. Y esto pasa más veces de lo que nos gustaría.
- Esperar al final de la jornada laboral para hacer todos los informes de una vez. ¿Y por qué no la semana entera, o el mes entero?
No nos compliquemos la vida porque el 90% de las ocasiones una visita se puede resumir o esquematizar en cuatro o cinco líneas (salvo que no tengas nada que decir y entonces te enrollas). Otra cosa diferente es cuando tratamos acuerdos anuales o negociaciones de operaciones importantes, donde efectivamente tendríamos que hacer un informe detallado de todo lo tratado en la reunión.
Yo creo que el informe comercial, para los que les cueste realizarlo, debe tener al menos los siguientes tres puntos:
- Objetivo de la visita: ¿para qué voy a visitar al cliente, qué voy a tratar? Esta cuestión podría abarcar varios aspectos, como: entrega de documentación, presentación de un producto, seguimiento de una oferta o revisión de precios, etc.
- Comentarios del cliente: los clientes siempre hacen comentarios o preguntas, o nos ponen algún condicionante a nuestro planteamiento. Y también nos exponen temas personales de su vida que podrían resultar muy valiosos para una futura visita (va a ser madre/padre, su hijo hace la comunión…).
- Acuerdos alcanzados: que podría ser “pasaré la oferta correspondiente”, “pasará el pedido” o “no le interesa nada”, entre otros.
Por tanto, considero que, aunque sea para nosotros mismos, lo mejor es habituarse a realizar el informe de visita. Además, con los medios técnicos de que disponemos hoy en día es muy fácil hacerlo nada más salir de la visita, porque no se debe confiar mucho en la memoria. Y, además, es aconsejable tomar notas, que a nadie le va a parecer mal. Si nos acostumbramos a trabajar de forma metódica, no nos llevará más de cinco minutos la confección del informe y, cuando al final del día se acabe la jornada, tendremos el trabajo acabado e incluso se puede dar un repaso a lo escrito durante el día.
Otro factor a tener en cuenta en las empresas con relación a los informes de visitas es que si se hacen muy extensos. ¿Quién es el guapo que se los lee?, sobre todo si tienes que leer 20-30 informes. Pero, de cualquier manera, se lean o no se lean, es una información muy útil y valiosa para el vendedor en sus posteriores visitas.
Para terminar, os deseo unas Felices Fiestas con mi bendición irlandesa favorita:
“Que el camino venga a vuestro encuentro,
que el viento os sople en la espalda,
que el sol caliente despacio vuestra cara y
que la lluvia caiga suave sobre vuestros campos”
¡¡Qué seáis buenos!!
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