Ud. es un jefe de almacén. El director comercial de su empresa le pregunta: ¿cuanto tenemos de esto? Ud. va a la pantalla, o mejor agarra su teléfono, selecciona el artículo y pulsa un botón. La impresora saca un listado que le dice qué cantidad tiene, así como las ubicaciones que contienen este artículo en su almacén y en qué unidades. Algo así como este:
Su almacén tiene un WMS o SGA (Warehouse Management System, o Sistema de Gestión de Almacén), y conoce las existencias en tiempo real.
Muchos otros almacenes no tienen un sistema y usan diferentes estrategias para responder a la misma pregunta.
– Un buen jefe de almacén actualizará en una hoja Excel lo que entra o sale de un hueco. Si menos tiempo lo hará una o dos veces al día. Podrá usar las herramientas de Excel para responder a la misma pregunta. Dependiendo del momento, la respuesta será más o menos en tiempo real.
– Un jefe de almacén que no haya podido actualizar su Excel o que no lo tenga y confíe en su memoria, responderá con mucha inseguridad. Tal vez ni siquiera pueda responder.
Saber cuánto y dónde lo tenemos es el objetivo principal de un WMS (SGA. Es muy recomendable que todos los almacenes con estanterías tengan un WMS.
Un WMS proporciona a los operarios un terminal con un lector láser (conectado con el Sistema por WiFi, sin cables). Cada vez que hace un movimiento el operario lee con el lector qué se mueve (el código de barras del palé; hoy en día todos los artículos tienen un código de barras único), y para saber a dónde lo mueve lee una etiqueta de código de barras que el WMS identifica con una ubicación (que pegamos en el larguero).
¡Sin tener que teclear nada! ¡Sin necesidad de desplazarse a una pantalla! ¡No cuesta dinero!
En los almacenes que tienen WMS se puede conocer donde está cada cosa en tiempo real, sin ningún coste adicional al del movimiento. Los almacenes que no tienen WMS emplean una cantidad de tiempo en actualizar sus inventarios (con los errores debidos a la captura de la información), o simplemente no invierten tiempo en actualizar inventarios, con lo cual no saben cuánto y dónde tienen cada cosa (menos aún cuando el jefe de almacén se va de vacaciones).
Las consecuencias de no saber cuánto y dónde lo tenemos van desde perder una venta, perder un cliente o volver a comprar algo que ya tenemos. Cuando los stocks no se han controlado a lo largo del año, esta regularización difícil.
Por eso hacemos inventarios: para saber qué y dónde lo tenemos.
Inventario para arrancar un WMS
Muchos responsables de almacén piensan que instalar un WMS es prácticamente imposible: el coste de hacer un inventario es enorme para meter el stock en el WMS.
Recuerdo muchas caras de inmensa felicidad cuando le decimos a nuestros clientes que para arrancar nuestro WMS no hace falta hacer un inventario (no hace falta no facturar durante unos días; ni invertir gran cantidad de esfuerzo en subir a las estanterías y abrir los palés; ni pasar varios meses resolviendo los errores de un inventario).
Si el jefe de almacén tiene actualizados los datos, no tenemos que hacer inventario, volcamos los datos vía interfaz. Si los tiene mal actualizados o no los tiene, usamos una estrategia que hemos usado muchas veces: “el inventario continuo”, lo llamamos.
Primero. Llenamos virtualmente todos los huecos del almacén con un artículo ficticio.
Segundo. Vaciamos los huecos que están físicamente vacíos (una operativa en un terminal permite hacerlo con una lectura).
Tercero. Ponemos en marcha las entradas de mercancía del WMS, que sólo busca hueco en los huecos que están vacíos.
Cuatro. El almacén sigue funcionando como antes (sin WMS) pero cuando se baja un palé vaciamos el hueco.
Al cabo de un tiempo (el tiempo de rotación del almacén), todos los huecos están llenos de palés nuevos. Una simple consulta del artículo ficticio nos da los huecos pendientes de actualizar.
Inventario administrativo
Cuando se cierra el año fiscal, en contabilidad hacen un asiento de diferencia de existencias. Nuestra empresa no vale lo mismo según las existencias que tiene. Un auditor en condiciones hará este asiento respaldado por un papel escrito.
Si usted tiene un WMS el papel será parecido a un listado, su coste será sacarlo y el auditor lo verificará aleatoriamente. Si no lo tiene le tocará hacer un inventario, es decir, subir a las estanterías y contar la mercancía de los palés, y luego contar también la que tiene en los huecos de picking.
Inventario externo
Algunas empresas ofrecen el servicio de hacer un inventario. Se suben hasta los palés, identifican el artículo y cuentan la cantidad que tienen en cada hueco. No hay otra forma de hacerlo. Pero este inventario suele ser más exacto porque es externo.
Inventario con drones
Recientemente he visto en LinkedIn que alguien ofrece inventarios usando drones. Parece de ciencia ficción ¿drones? la solución a todo.
Vamos a suponer que tenemos un piloto de dron experimentado y captamos una película de cada estantería. Nos sentamos en nuestro ordenador y procesamos los vídeos. El reconocimiento de imágenes está muy avanzado. Nuestro programa es capaz de detectar cuántos palés verticales tiene una columna y cuántas columnas tiene una estantería, reconociendo largueros horizontales o verticales. De esta forma puede guardar, individualmente, la imagen de todos los huecos, el (17,3), o el (2,4), por ejemplo.
Cuando el sistema se pone a analizar la imagen de cada hueco se encuentra con estas tres opciones:
1. Cajas de cartón marrones sin ninguna identificación (el caso más normal).
2. Cajas con la imagen de un proveedor (este usa las mismas cajas para todos sus productos)
3. Este proveedor tiene cajas diferentes para cada producto, además identificables.
Resultados del reconocimiento de hueco:
1. Cajas de cartón sin identificar.
2. Articulo de la marca “ACME”.
3. 7 x 34 cajas del artículo de código proveedor “abcdefg” (Realmente hay 14 cajas, 7 no se ven).
Para que el resultado nos sirviera para algo, las cajas deberían contener un literal claro de lo que tiene y, además, estar todas visibles.
En mi opinión el inventario con drones solamente sirve como ciencia ficción.