El desorden: ¿cuánto le cuesta a la empresa?

La palabra “orden” la utilizamos en muchísimas ocasiones como un calificativo positivo y algo muy necesario en nuestro día a día profesional. Pero, cuando queremos llevarla a la práctica, la realidad es otra muy distinta. Y más cuando ese orden, o su contrario (el desorden), los vivimos en nuestra empresa.

No obstante, ¿somos conscientes del coste que supone el desorden que acumulamos y al que no damos importancia, ya que se ha convertido en algo normal y habitual con lo que convivimos en lugar de hacer algo por cambiarlo?

En mostradores y vehículos de trabajo

La incidencia que tiene este desorden natural y continuo está visible en una infinidad de lugares de los más comunes como el mostrador (donde atendemos a los clientes, que muchas veces está repleto de elementos que no utilizamos hace muchos meses- o incluso años- y que nos entorpecen nuestra labor.

Una desorganización que también puede manifestarse en el interior del vehículo de empresa, por ejemplo de cualquier instalador, que nos obliga a justificarnos y pedir disculpas cuando tenemos que llevar en él a alguna otra persona: “Lo siento, es que he estado de aquí para allá y no he podido ordenarlo”, nos lamentamos ante el nuevo pasajero, agregando que “nuestro vehículo de trabajo no está siempre así”.

Esta situación, exportable y visible en muchísimos espacios donde trabajamos, deberíamos de evitarla para, además de ofrecer una imagen de orden, trabajar mejor y de forma más eficiente.

¿Cuántas veces hemos visto oficinas con las mesas de trabajo repletas de papeles y elementos totalmente innecesarios que forman parte del paisaje laboral de cada día de nuestra empresa?

De hecho, en muchas compañías, se aplican normas al respecto, que, por cierto, son muy criticadas por sus empleados. Pero, en este sentido, deberíamos valorar el coste que supone el desorden en el ámbito laboral y cómo, con unas simples pautas, podemos obtener una mayor calidad en el trabajo.

Dejar que todo siga puede suponer una reducción tanto de nuestra efectividad como de nuestra rentabilidad.

Almacenes: zonas de entrada y de salida

Un ejemplo claro son las zonas de entrada y salida a nuestro almacén, donde vamos depositando restos de pedidos, devoluciones, productos que hay que cambiar, partes de embalaje que pensamos en poder aprovechar en algún momento y que nunca será así…

Ese desorden, conjuntamente con el descontrol de nuestro almacén, al ser habituales, se convierten en un vicio muy extendido que acaba formando parte hasta de nosotros mismos.

Para prevenirlo, es importante ser muy estrictos en explicar la importancia del orden y en prohibir que se deje cualquier cosa en cualquier lugar. Bien sea la oficina, el almacén, los vehículos de repartos o nuestra tienda.

Asimismo, debemos empezar a  pensar en la imagen que ofrecemos a nuestros clientes y empleados con una empresa desorganizada. Puede que seamos muy buenos en lo que hacemos, pero la imagen siempre acompaña. Y si no, recordemos el refrán español “vale más una imagen que mil palabras”.

 Al igual que una mala impresión, una imagen de descontrol se ve rápidamente, pero es muy difícil de borrar.

Catálogos apilados y desactualizados

Otro buen ejemplo es cuando un cliente nos pide un precio y nos ponemos a buscar entre un montón de catálogos y tarifas, rebuscando y rebuscando… para finalmente encontrarlo. Al final, la sensación que percibe el cliente en su espera es de falta de organización, y, como consecuencia, el que desconfíe o ponga en duda que esa sea la tarifa que él buscaba.

¿Cuántos de nosotros hemos sido testigos de mesas o mostradores llenos de tarifas y catálogos apilados, con aspecto de no haberse utilizado desde hace tiempo?

Es esencial que, a este respecto, tanto el empleado como el colaborador conozcan y valoren las consecuencias de ello: un espacio de trabajo o de atención al cliente poco operativo y con una imagen nada comercial.

Si recogiéramos todo lo que tenemos en nuestras mesas, mostradores, estanterías, etc., de media, ganaríamos entre un 45 % y un 57 % de espacio útil que, ahora, está ocupado por objetos o materiales que no nos sirven y que, además, ni usamos, ni utilizaremos.

Y si no, echemos un vistazo a todas las tarifas o catálogos que tenemos y que ya han caducado.

¿Cuánto tiempo perdemos?

Por otro lado, también debemos tener en cuenta que el tiempo que dedicamos a buscar algo entre este caos y desorden, de media, supone ente el 20 % y el 32 % del total.  Minutos que perdemos en algo que, finalmente, no encontramos. Y, si lo encontramos, no nos sirve.

Estos porcentajes, muy altos y reales, son aplicables a un gran número de empresas en las que este mal sistema, que les impide mejorar, forma parte ya de su ADN. Y esto puede llevarlas a perder competitividad, al ser menos rentables, al necesitar más empleados para llevar a cabo sus tareas, o al perder clientes por su poca efectividad.

Una larga lista de perjuicios que genera un problema tan simple como el desorden cotidiano que no sabemos ver y nos va restando poco a poco.

¡Hagamos una lista!

Si hacemos una breve reflexión de cuántos puntos de nuestro negocio están afectados por este problema, nos pueden ocurrir dos cosas: 1) que veamos pocos o 2) que no veamos ninguno.

Esto es debido a que ya no contamos con la capacidad de saber qué es lo bueno y qué es lo malo en el día a día de nuestro negocio.

¿Os imagináis  un quirófano lleno de montones con papeles y trastos que no sirven para nada? Aunque este es un caso extremo, donde intervienen la salud, la limpieza y el orden es parte de la normativa de la actividad médica, deberíamos intentar extrapolarlo a nuestras oficinas y almacenes. Aunque no se trata de quirófanos, en ellos, no se suele aplica ni la más mínima norma para evitar situaciones de desorden continuas.

Tenemos que dejar espacio para poder renovar y trabajar mejor. Al margen de la mala imagen que podemos ofrecer a nuestros clientes, no sirve el justificarse con un “esto no lo ve nadie”.

Aunque el coste que nos genera de imagen no es un coste directo, sí lo es la pérdida de tiempo en buscar y localizar documentos o acciones que nos limitan. Hay que aplicar contundentemente el orden en su máximo nivel: su aportación es incalculable.