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Presupuestos: cómo hacerlos bien

¿Cómo hacer bien un presupuesto? Qué fácil es decir “hágame un prepuesto” por parte de cualquier cliente, pero ¡lo complejo que es llevarlo a cabo con coherencia y la lógica que debe tener!

Un dato muy curioso en nuestro sector es que cerca de un 52 % de los presupuestos no son aceptados por los clientes que los solicitan. Una cifra que nos lleva a dos lecturas: una, el porcentaje de clientes que repiten la solicitud en varios puntos de venta al mismo tiempo y aceptan el que más les interesa; y una segunda interpretación relativa a las acciones que deberíamos realizar y no hemos hecho para que nos aceptaran dichos presupuestos.

En este último punto, me refiero a cuestiones como ajustar la oferta a la solicitud, el plazo de respuesta o la falta de seguimiento.

El origen de un presupuesto

Si valoráramos el coste que tiene hacer un presupuesto para la empresa, nos daríamos cuenta de que es altísimo si no se tiene muy bien mecanizado con un manteniendo diario de la información, y con personal que sepa lo que hace. A lo que debemos añadir una dosis muy alta de voluntad, ya que la complejidad y lo pesado que resulta hacer siempre lo mismo y que luego no sea aceptado desmoraliza.

Muchas solicitudes solo son para poder ir a la competencia y comparar, o bien utilizarlo como herramienta de presión para que les rebaje el precio otro punto de venta.

Sí, parece un poco malicioso jugar con el tiempo y la actividad profesional de los demás, pero ésto es así de duro. Por lo que debemos adoptar medidas para poder protegernos de estas dinámicas y ser mucho más efectivo, por ejemplo, reduciendo la inversión de tiempo que supone la localización de los elementos o componentes que son necesarios para la realización de los presupuestos.

¿Hacemos seguimiento?

Otro dato llamativo en los presupuestos solicitados por clientes es que solo el 43 % de ellos son seguidos por el punto de venta, llamando al cliente e interesándose por él. Esto supone que el 57 % de estos prepuestos se han realizado a clientes a los que el punto de venta no ha vuelto a llamar para saber si les ha parecido caro o barato, o si es lo que necesitaban.

presupuestos

Pero, ¿por qué no se hace seguimiento? La razón que más veces he escuchado es que el responsable de hacer el presupuesto es también el encargado de enviárselo al cliente. Al ser la misma persona, éste no tiene tiempo porque está a tope haciendo más presupuestos, que se solicitan constantemente.

De forma metafórica, esta situación sería similar a la de un ratón que está corriendo dentro de una rueda. Pero por mucho más rápido que vaya ésta, el roedor no llegará a ningún lugar: es un círculo cerrado, en el que el protagonista siempre está corriendo en el mismo eje.

Esta lamentable situación ocurre en muchas empresas de nuestro sector que creen que están preparadas para llevar a cabo su actividad y no es así, ya que hacer presupuestos y que nos los acepten y ganemos es el objetivo de nuestra actividad.

Plazos de respuesta

¿Sabíais que solo el 21 % de los presupuestos se entregan al cliente en un plazo de dos días tras la solicitud hecha por el mismo? El 38 % tarda entre tres y quince días; y un 11 % entre la quincena y el mes desde el momento en que el cliente realiza la petición del presupuesto.

 Asimismo, el 18 % de las respuestas por parte del punto de venta tardan entre los treinta y los sesenta días y, el peor dato, es que un 14 % de los presupuestos nunca llegan.

Estos porcentajes reflejan la importancia que tiene un presupuesto para el que quiere vender u ofrecer un servicio.

En esta misma línea, cerca de un 31 % de los prepuestos suelen estar mal hechos como consecuencia de una larga lista de problemas que no se tienen en cuenta en el momento de tomar la nota de solicitud para llevarlos a cabo.

Creemos que con tomar nota para pasársela a la persona que lo tiene que hacer ya hemos cumplido, pero no: una mala recogida de los datos puede significar la pérdida de la venta o que el cliente nos etiquete como “caros” con respecto a la competencia. Sin olvidar,  el tiempo perdido por nuestro personal para hacer algo mal hecho.

El peor de los casos es hacer un presupuesto sabiendo que lo estamos haciendo a contra reloj y sin toda la información necesaria: es tirar el dinero y perder a un cliente.

Mejor, seamos sinceros

En muchos casos, cuando no sabemos qué hacer o el tiempo corre en nuestra contra, lo que hacemos es dar esos datos a un tercero, que puede ser el proveedor de alguna de las partes que integran el presupuesto, para que nos ayude. Además de decirle que es muy urgente y que es de un cliente muy importante que tiene muchas obras o proyectos para llevar a cabo.

No obstante, el que pasa este proyecto al mencionado proveedor desconoce que éste ya sabe para quién es, y que una o más empresas le han pedido precio de lo mismo. Es así de complejo y lamentable.

Presupuesto: ¿cómo lo hacemos?

Lo ideal es saber desde el primer momento qué hacemos y qué podemos hacer, no le vamos a prometer a un cliente que le haremos un presupuesto de un proyecto en tres días, y si es técnico aún peor, porque le hace falta urgentemente a él. ¡Hay que hacerlo bien!

Es importante pensar si estamos preparados y contamos con el personal y el tiempo necesarios para hacerlo, y comunicárselo antes de comprometernos, ya que, de lo contrario, malgastaremos tiempo, llamadas y correos electrónicos para justificarnos frente al cliente, y lo perderemos.

Un presupuesto bien hecho es una puerta abierta para fidelizar al cliente.

En cambio, si le decimos la verdad y el cliente lo pide a la vez presupuesto a otra empresa que no es tan sincera y le dice que sí, que en tres días lo tiene, y no es verdad, lo que hemos hecho es ganarnos a ese cliente para siempre por nuestra sinceridad, lógica y por demostrar poco egoísmo comercial y mucha profesionalidad.

Aumentar los porcentajes de aceptación

Los presupuestos son un gran problema para todos. Debemos de crear un sistema y estructura para poder seguir de forma correcta y que también lo hagan todas las personas implicadas, ya que, si solo generamos impresos llenos de datos y números no llevándolos a cabo, llegará un día que no podremos hacer nada porque ya no existiremos como empresa.

Un presupuesto no es para perder dinero, sino que es una parte más de nuestra actividad y de las necesidades de los clientes para llevar a cabo su propia actividad.

Hay que buscar el equilibrio. Debemos poner más interés y medios para hacer bien los presupuestos y que no nos cuesten dinero, y podamos contar con más de un 80 % de aceptación que sería el porcentaje lógico y eficiente.

Hacer prepuestos no es un castigo, es un trabajo con mucha responsabilidad de posible facturación y beneficio para la empresa, siempre que se haga bien.

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