Curiosamente todas las personas y las empresas necesitamos lo que nos aportan estas dos palabras: stock e inventario. Un caso flagrante, que seguro que les suena, es cuando queremos estar al corriente de cuánto dinero tenemos en la cuenta del banco.
Además de hacerlo con el fin de verificar y hacer seguimiento de su saldo, también revisamos si nos han cargado algo que no nos corresponde. En ese caso, efectuamos reclamación y realizamos el seguimiento oportuno. Sin embargo, ¿por qué no hacemos esto en nuestra empresa o actividad profesional?
En España casi un 58 % de las actividades comerciales no controlan sus stocks e inventarios correctamente, ya que la prioridad de su actividad no es saber qué tengo, dónde lo tengo y en qué estado o valor se encuentra. Pero, con nuestro dinero sí que hacemos un seguimiento de los extractos, para ver si, por ejemplo, nos han abonado la nómina o corroborar los cargos que nos han hecho.
En toda la cadena de valor
¿Por qué en determinados temas nos interesa tanto y en otros no tenemos el más mínimo interés? Puede ser porque no sabemos lo que representa y nos resulta complejo conocer la situación de nuestros stocks.
El control de nuestras existencias a través de un correcto inventario es una tarea obligatoria para todos, desde el fabricante, al punto de venta o al propio instalador.
- Para el fabricante es imprescindible saber de qué cantidad de piezas cuenta para poder fabricar un determinado producto; así como conocer cuántos productos tiene ya fabricados para poder ser enviados a los clientes
- Para el punto de venta es de vital importancia saber qué se tiene en stock y dónde está ubicado. Cuando el cliente hace un pedido vía telefónica, que por norma general es urgente, el punto de venta debe de verificar si la información que le facilita el ordenador sobre si hay o no existencias en ese preciso momento es correcta. Esto será clave para realizar la venta o no, y, por tanto, puede suponer hasta la pérdida del cliente, si no disponemos de una buena y correcta información.
- Para el instalador profesional también es esencial saber de qué material dispone para poder ahorrar en sus costes de montaje, ya que, si cada vez que hace un proyecto tiene que pedir una caja de abrazaderas, empieza la caja y no sabe cuántas le quedan y dónde las tiene, al final tendrá que comprar otra caja para poder llevar a cabo ese trabajo.
Control de herramientas
Los profesionales utilizan miles de productos cada día para poder realizar los trabajos de instalación y montaje (siliconas, teflón, tubos, codos, juntas, cinta aislante, adhesivos, tornillos, etc.).
Pero cuando los profesionales no saben dónde las tienen, o en qué obra las han dejado o no funcionan correctamente, debido a una falta de mantenimiento o puesta a punto de las mismas, las herramientas acaban generando un gran “agujero negro” para el instalador.
El coste que supone no contar con un control exhaustivo de lo que tenemos y dónde está es muy alto.
¿Ganamos o perdemos en cada instalación?
Si queremos saber si hemos ganado o perdido en una instalación, no vale con hacer las cuentas del “gran capitán” con las que ‘todo suma y todo son ganancias’, ya que sí lo facturamos, pero la realidad es muy diferente.
Debemos de saber qué necesitamos y qué se hace con lo que nos sobra, y cómo lo contabilizamos con un mayor beneficio para el próximo proyecto. O bien, plantearnos un sobrecoste porque, por ejemplo, tenemos que comprar otro taladro.
Para todos los actores de la cadena de valor (fabricante, distribuidor e instalador) poder saber qué tenemos en todo momento facilita un ahorro de tiempo, siendo una oportunidad de negocio, ya que podemos servir lo que nos piden, en el mismo momento, al saber con seguridad que lo tenemos.
En el caso del instalador, éste podría obtener más ganancia o simplemente un “beneficio real”, al conocer qué se puede reutilizar de entre los materiales que ya tiene, porque éste sabría en qué estado están y dónde se encuentran.
Asimismo, supondría un ahorro de más del 50 % del tiempo en la preparación de todo lo necesario para hacer una instalación.
El control de stocks y una correcta gestión de los inventarios son necesarias, si queremos obtener beneficio de nuestra actividad comercial. Lo contrario, en muchas ocasiones, es solo facturar sin ganar.
Ahorro de tiempo y dinero
En una actividad, sea la que sea, sin saber lo que se tiene y su valor, no sabremos nunca si estamos ganando o perdiendo dinero. Lo peor es que, por miedo a no saber cómo hacer el inventario de nuestros stocks, éstos se suelen aplazar demasiado en el tiempo. Al final, esta dejadez se hace bola.
Sin embargo, cuando lo llevamos a cabo, nos damos cuenta de la cantidad de dinero y tiempo que hemos llegado a perder: dejar un producto en un rincón de cualquier manera o, en su lugar, colocarlo donde debe estar correctamente supone el mismo tiempo. En cambio, si hacemos lo segundo, cuando necesitamos disponer de él, el ahorro es doble.
Parece que muchas empresas y profesionales no tienen tiempo para planificar cómo debe ser su fabricación, su tienda o su almacén, dejándolo a la improvisación y la suerte. Hay que probar a organizarse y contar con un control de las existencias. Solo sabiendo qué tenemos y dónde, ya ganamos dinero sin hacer nada más.
Si no sabemos cómo hacerlo, debemos de pedir ayuda a los profesionales consultores que sabemos dar solución a este problema tan común, y que tantas dudas genera.
Hoy puede ser el primer día para iniciar el cambio: solo es cuestión de querer empezar por alguna parte o producto/material, por muy pequeño o insignificante que sea.
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